الأربعاء، 13 سبتمبر 2017

الاختيار بين المركزية واللامركزية في الشراء:






الاختيار بين المركزية واللامركزية في الشراء:

Choosing Between Centralization and Decentralization in purchasing

يجب أن يقوم الاختيار السليم على التحليل الموضوعي الذي يستهدف تحقيق أكبر قدر ممكن من المزايا الدائمة ويأخذ باعتباره جميع الحقائق والظروف التي يمكن أن تؤثر في عملية الاختيار. ومن الخطأ أن نقول إن المركزية أفضل من اللامركزية أو العكس. فالبرغم من المزايا المتعددة التي يمكن تحقيقها من وراء استخدام نظام المركزية، إلا أنه قد تعدو الظروف إلى ضرورة الالتجاء إلى اللامركزية.

الظروف التي تؤخذ بعين الاعتبار عند اختيار مركزية أو لامركزية الشراء:

أ- في حالة كون المنشأة ذات فروع أو مصانع متعددة توجد في أماكن جغرافية متقاربة وتنتج سلعًا متماثلة أو متشابهة. نجد أن الشراء المركزي يسمح بدرجة أكبر من التخصص، وتجنب الازدواجية والرقابة على تكاليف الشراء بشكل أفضل.

ب- في حالة كون المنشأة لها فروع وتوجد في مناطق جغرافية متباعدة وتنتج سلعًا مختلفة في هذه الحال نجد أن نظام اللامركزية أفضل نظرًا لسرعة إنجاز عمليات الشراء.

ت- هناك حالة تبرر تفويض جانب من سلطات وظيفة الشراء لبعض الفروع أو لبعض الوحدات الإنتاجية وهذه الحالة هي أن هناك بعض السلع يحتاج إنتاجها إلى أبحاث وتصميمات ذات مستوى تكنولوجي معقد.

وبشكل عام نجد أن مركزية ولامركزية الشراء هما تعبيران نسبيان فلا يمكن أن نجد في الحياة العملية مركزية أو لامركزية مطلقة، وحتى إن وجد يعتبر ذلك اتجاه غير سليم له مضار، فالتنظيم الإداري السليم سواء بالنسبة لإدارة معينة أو بالنسبة للمنشأة ككل يجب أن يتضمن درجة من المركزية ودرجة أخرى من اللامركزية، إذ أن معظم المنشآت تستخدم مزيجًا من كلا النظامين، لكن قد تكون درجة المركزية أعلى من اللامركزية في هذا المزيج أو العكس، وهذا تحكمه الظروف الخاصة بالمنشأة.

سلطات الإدارة المركزية للشراء:

تتمثل في

√ وضع سياسة الشراء العامة للمنشأة مع جميع فروعها، والرقابة على عمليات الشراء اللامركزية.

√ وضع الإجراءات التي يسير عليها الشراء في الإدارة المركزية وجميع الفروع.

√ شراء المواد الرئيسية والمتشابهة بكميات كبيرة وتغذية الفروع بها.

√ عمليات التعاقد الطويلة الأجل.

√ شراء التجهيزات الرأسمالية للإدارة المركزية والفروع كافة.

سلطات الفروع (اللامركزية):

وتتمثل في

√ شراء المواد الطارئة للإنتاج.

√ شراء بعض المواد المحدودة والتي تتطلب معرفة فنية دقيقة لا تتوافر في الإدارة المركزية.

√ شراء المواد من الموردين المحليين الواقعين في نفس المنطقة التي يعمل فيها الفرع.

√ متابعة طلبيات الشراء بعد قيام الإدارة المركزية باختيار الموردين والتفاوض والتعاقد معهم.


حالات استثنائية:

قد يستدعي الأمر الخروج عن سياسة المركزية المتبعة إذا كان ذلك يحقق الصالح العام للمشروع، ويحدث ذلك بالنسبة لشراء السلع ذات الأهمية الخاصة فيوكل أمر شرائها إلى المدير العام أو نائبه، أما شراء الأجهزة والمعدات الرئيسية فتكون لجنة يكون من بين أعضائها مدير المشتريات لتتولى شراء هذه المعدات بطريقة اجتماعية. (مثال: حالة مصنع أحذية أو مصنع تكوين السكر يكون شراء الجلود اللازمة أو السكر الخام ذا أهمية خاصة تستدعي إسناد الشراء إلى الإدارة العليا).

تنظيم العلاقة بين الإدارات الفرعية والإدارة الرئيسية:

√ يكون مدير الشراء الفرعي مسئولًا أمام مدير الوحدة المركزية للشراء عن تنفيذ الخطط وسياسات الشراء المركزية وعلى المدير المركزي أن يقوم بالإشراف والتأكد من ذلك.

√ يكون مدير الشراء الفرعي مسئولًا أمام رئيس الوحدة المحلية أو المدير المركزي في حدود الخطط والسياسات والتوجهات الإدارية الخاصة بالوحدة التابع لها.

√ تقوم إدارة المشتريات الرئيسية بإصدار التعليمات لمديري الوحدات الإدارية الفرعية للمشتريات على ضوء ما يتوافر لديها من معلومات عن المنافسة والظروف الاقتصادية وتوجهات الأسعار وتكنولوجيا إنتاج السلع والمواد البديلة.

√ تحديد مسئوليات وصلاحيات العاملين في الإدارات المركزية والوحدات الفرعية بشكل واضح منعًا للتداخل والازدواجية.

√ إيجاد نظام فعال للاتصالات بحيث يتم تبادل المعلومات بين الإدارة الفرعية والإدارة المركزية بسهولة وكفاءة عالية.

الخطوات الخاصة ببناء الهيكل التنظيمي الملائم للجميع بين مركزية ولامركزية الشراء:

أ- إيجاد إدارة شراء مركزية تتبع عادة للمدير العام للمنشأة ولها عدة مهام هي:

أ- 1- شراء المواد والمستلزمات التي تستخدم من غالبية إدارات ووحدات المنشأة.

أ-2- مراقبة عمليات الشراء والاستلام والفحص وعمليات التخزين على مستوى المنشأة.

أ-3- تنمية وتدريب وتطوير خبرات الأفراد العاملين في إدارة المشتريات والإشراف على نقلهم وتعينيهم والأمور المتعلقة بهم.

ب- إيجاد إدارات وأقسام فرعية تتولى أمور الشراء للوحدات التي تتبع لها.

ت- تبادل المعلومات بين الإدارات الفرعية للمشتريات وإدارة المشتريات المركزية في كل ما يتعلق بأمور الشراء وضمن نظام اتصالات فعال.

ث- تحديد السلطات والمسئوليات للإدارة المركزية من قبل الإدارة العليا وتحديد سلطات ومسئوليات الإدارات الفرعية من قبل المدير المركزي أو إدارة المشتريات المركزية.

إرسال تعليق

بحث هذه المدونة الإلكترونية