بحث هذه المدونة الإلكترونية

الأحد، 2 أبريل 2017

انشاء قائمة منسدلة Drop List

انشاء قائمة منسدلة Drop List






السلام عليكم. في حال كان لديك ورقة عمل يتم ادخال بياناتها من قبل مستخدم آخر أو أكثر. فإنك قد ترغب باجبار جميع المستخدمين على توحيد بعض قيم المدخلات (المحددة مسبقاً) منعاً لاي خطأ طباعي أو مدخلات غير صحيحة. كمثال, لنفترض أنك تحتاج لادخال اسم دولة المورد لديك علماً أنك تعمل مع موردين متواجدين في اربعة دول فقط لذا قد يكون من الأفضل في هكذا حالة انشاء قائمة منسدلة Drop List توحد المدخلات من ناحية وتفيد في تقليل وقت الادخال ايضاً من ناحية اخرى.

كيفية انشاء قائمة منسدلة Drop List في اكسل:

سنستكشف سوياً في هذا المقال الاسلوب البسيط في انشاء قائمة منسدلة Drop List ضمن ورقة العمل لديك والمتضمن ثلاثة طرق مختلفة. تذكر بأن افضل الطرق هي التي تجدها انت مناسبة لك وحدك. أول المطلوب هو أن تحدد الخلايا التي تريد انشاء قائمة منسدلة Drop List فيها,
انشاء قائمة منسدلة Drop List
انشاء قائمة منسدلة Drop List

الطريقة الأولى: انشاء قائمة منسدلة Drop List عن طريق الادخال المباشر:

يمكنك من خلال هذه الطريقة انشاء قائمة منسدلة Drop List بكتابة قيم القائمة بشكل مباشر. الخطوات كالتالي:
من التبويب بيانات – Data اختر الايقونة التحقق من صحة البيانات – Data Validation ومن ثم اختر الخيار قائمة – List
انشاء قائمة منسدلة Drop List
انشاء قائمة منسدلة Drop List

انشاء قائمة منسدلة Drop List
انشاء قائمة منسدلة Drop List

ثم اكتب في مربع المصدر – Source عناصر أو قيم قائمتك مع مراعاة التالي:
  • القائمة ستظهر حسب ترتيب الكتابة
  • يجب الفصل بين قيم القائمة بواسطة فاصلة غير منقطة ,
  • لا تفصل بين القيم بفراغات. اي فراغ ستضيفه سيكون جزء من قيم قائمتك المنسدلة

انشاء قائمة منسدلة Drop List
انشاء قائمة منسدلة Drop List

الطريقة الثانية: انشاء قائمة منسدلة عن طريق تحديد نطاق القائمة:

في هذه الطريقة, يمكنك كتابة قيم القائمة في ورقة العمل لديك (في اي مكان واي ورقة عمل ضمن ملف العمل الذي تعمل عليه) على شكل “قائمة” (كل قيمة في خلية منفصلة, كل القيم بجوار بعضها البعض دون خلايا فارغة).
انشاء قائمة منسدلة Drop List
انشاء قائمة منسدلة Drop List

انشاء قائمة منسدلة Drop List
انشاء قائمة منسدلة Drop List

ومن ثم اتبع ذات الخطوات المذكوة في الطريقة الأولى ولكن وعوضاً عن كتابة قيم القائمة بشكل مباشر, حدد مكان تواجدها باستخدام الفأرة أو كتابة النطاق Range يدوياً.

الطريقة الثالثة: انشاء قائمة منسدلة Drop List عن طريق استخدام اسم نطاق Name:

فكرة اسم النطاق هي ببساطة كالتالي (سأقوم بافراد مقالات خاصة بهذا الموضوع المهم لاحقاً بإذن الله). لنفترض أن دار البلدية في مدينتك معروف لجميع سكان المدينة. لكن ومن جهة اخرى وباعتبار ان دار البلدية هو بناء له عنوان محدد من رقم منطقة, رقم او اسم شارع ورقم بناء. فبالتالي, اصبح لدار البلدية عنوانين, كلاهما صحيح. الأول هو عنوان البناء التفصيلي أما الآخر فهو عنوانه بصفته داراً للبلدية. لنرجع الى اكسل Excel, كل نطاق Range يمكنه أن يكون معرفاً بواسطة العنوان التفصيلي للنطاق مثلاً A1, B3:B5 وبذات الوقت, يمكن الاشارة لنفس النطاق Range بواسطة اسم النطاق Name وهو اي اسم نتخاره (ضمن شروط بسيطة نذكرها لاحقاً). الفائدة الرئيسية لاعطاء اسم للنطاق Name هو جعل عملنا اسهل للمراجعة والتذكر. فأنت ان اسميت قائمة الدول لديك بـ Country أو دولة_المورد (لا يسمح بالفراغات عند تحديد اسماء النطاقات) هذا سيجعل من السهل لك ان تتذكر لاحقاً محتوايات القائمة دون العودة إليها. بدون الدخول في تفاصيل انشاء عنوان نطاق Name المختلفة, سأريكم اسهل طريقة لانشاءها ومن ثم كيفية استخدام اسم النطاق المنشئ لاجل انشاء قائمة منسدلة Drop List.
حدد النطاق الذي تريد تسميته (اسماء الدول في مثالنا الحالي), ومن ثم اذهب الى مربع عنوان الخلية واحذف ماتجده هناك واكتب عوضاً عنه اسم النطاق الذي ترغب به (لا فراغات _ لا تبدأ الاسم برقم) ثم اضغط ادخال Enter.
 انشاء قائمة منسدلة Drop List
انشاء قائمة منسدلة Drop List

انشاء قائمة منسدلة Drop List
انشاء قائمة منسدلة Drop List

الآن, طبق نفس الخطوات في الطريقة الأولى, ولكن عوضاً عن كتابة قيم القائمة بدوياً, اكتب اشارة المساواة  = ثم اسم النطاق المراد استخدامه. فقط.
انشاء قائمة منسدلة Drop List
انشاء قائمة منسدلة Drop List

الآن, يمكنني تهنئتك على انشاء اول قائمة منسدلة Drop List لك.
انشاء قائمة منسدلة Drop List
انشاء قائمة منسدلة Drop List

كيف تساعدنا القائمة المنسدلة Drop List على توحيد المدخلات:

باستخدام اسلوب القائمة المنسدلة Drop List, اكسل سيقوم بمنع اي عملية ادخال اذا كانت قيمتها لا تتطابق تماماً مع القائمة الأصلية حتى وإن كان الفرق مجرد فراغ اضافي أو حالة الحرف الانكليزي كبير أو صغير. في هكذا حالة, اكسل سيمنع الادخال ويعطي رسالة الخطأ التالية لتنبيه المستخدم. الحل هو باختيار القيمة المطلوبة من القائمة المنسدلة أو بكتابتها بشكل مطابق تماماً.
كيفية انشاء قائمة منسدلة Drop List
كيفية انشاء قائمة منسدلة Drop List

كيف يمكن اظهار القائمة المنسدلة باستخدام لوحة المفاتيح فقط:

في حال كنت ممن لا يعتمدون على استخدام الفأرة كثيراً بل على لوحة المفاتيح واختصاراتها, يمكنك اظهار خيارات القائمة المنسدلة في اي خلية تحتوي قائمة منسدلة عن طريق ضغط زري ALT مع سهم الأسفل ومن ثم يمكنك اختيار القيمة المناسبة لك ثم ادخال Enter.
انشاء قائمة منسدلة Drop List
انشاء قائمة منسدلة Drop List
إرسال تعليق