بحث هذه المدونة الإلكترونية

الأحد، 2 أبريل، 2017

اهم اختصارات لوحة المفاتيح – التنقل في ملف العمل

اهم اختصارات لوحة المفاتيح – التنقل في ملف العمل






السلام عليكم, شخصيّاً اعتقد بأن الكفاءة في استخدام اختصارات لوحة المفاتيح Keyboard Shortcuts تعتبر من أهم اسباب رفع انتاجية الاداء سواءاً في برنامج Excel او باقي البرامج خاصةً الكبيرة منها. قد لا تحتاج لتذكر اختصارات البرامج التي لاتقضي وقتاً كبيراً بالعمل عليها او بواسطتها لكن الأمر مختلف بالنسبة لأمثال برنامج اكسل Excel حيث أن المداومة على استخدام اختصارات لوحة المفاتيح سيوفّر عليك الكثير من الوقت كما سيضفي “هالة” من الاحترافيّة على اداءك.

خطوات تطوير مهارة استخدام اختصارات لوحة المفاتيح:

طبعاً عند الحديث عن استخدام اختصارات لوحة المفاتيح, لست اقصد بأن تحفظ الاختصارات جميعهاً وأن تمارسها كلها دفعةً واحدةً فهذا حل غير عملي وغير صحيح. لكن ما سأنصحك به هو اتباع الخطوات التالية,
  • حاول ملاحظة عملك على اكسل, ماهي ادوات, خصائص أو خيارات اكسل والتي تستخدمها بشكل متكرر في عملك اليومي؟
  • ابحث عن اختصارات لوحة المفاتيح لأهم هذه الأنشطة المتكرّرة (غالباً ستجدها بجوار زر الخاصية او الاداة)
  • حاول ان تُلزم نفسك باستخدام اختصارين او ثلاثة او حتى اختصار واحد. اي حاول ان تستخدم هذه الاختصارات المنتقاة كل ما كان عليك استخدام هذه الاداوات. قد يفيدك ان تضع مُلصق ملون على شاشة الجهاز لديك ليذكرك بهذه الاختصارات.
  • بعد استقرار وثبات “عادة” استخدام الاختصارات الجديدة التي تعلمتها, حاول التدرب على استخدام اختصارات جديدة لكن تذكر, اهم شئ ان تحاول حفظ اختصارات لوحة المفاتيح للادوات والمهام الاكثر تكراراً أولاً لتتعود على استخدام الاختصارات وتتعود يديك على الوضعية المريحة والمناسبة لاستخدام لوحة المفاتيح بسهولة ويسر (انظر الشكل التالي لمزيد من الايضاح).
  • حاول دائماً التدرب على استخدام يد واحدة عند طلب اي اختصار. استخدم اليد اليمين او اليسار حسب تموضع ازرار الاختصار في النصف الايمن ام الايسر من لوحة المفاتيح بما يساهم في سلاسة حركة يدك.
  • لن يهمك حفظ واستخدام اختصارات المهام قليلة التكرار فلا تتعب نفسك بها خاصةً في المرحلة الاولى.
  • بعض الاختصارات تحتاج زر واحد, الأغلب يحتاج ضغط زرين معاً في حين أن البعض الآخر يحتاج ثلاثة ازرار.
  • ثابر ولا تستسلم بسهولة.
اختصارات لوحة المفاتيح
الوضعية الصحيحة لليد عن استخدام لوحة المفاتيح

من المهم جداً ضغط الاختصارات ذات الازرار المتعددة بالترتيب الصحيح لضمان عمل الاختصار كماهو متوقع منه. الترتيب كالتالي, في حال توافر الزر Ctrl في الاختصار, فهو أول الازرار التي يجب الضغط عليها مع الاستمرار حتى الانتهاء من ضغط باقي ازرار الاختصار. اما في حال عدم توافر الزر Ctrl لكن توافر Alt أو Shift فالأولوية لهما. ختاماً يجب تذكر أن ازرار الارقام والاعداد والاسهم تحمل الأولوية الادنى في ترتيب الضغط أي انها دائماً ماتكون في آخر ازرار الاختصار وليس أوله.

اهم اختصارات لوحة المفاتيح الخاصة بالتنقل في ملف العمل:

سأقوم بسرد بعض اهم اختصارات لوحة المفاتيح والخاصّة بتنقلك في ملف العمل لديك سواءاً بين أوراق العمل أو داخل ورقة العمل نفسها. تصنيفي لهذه الاختصارات بأنها مهمة نابع من خبرتي الشخصيّة ولكنه قد لاينطبق على احتياجاتك. مايهمنا هنا هو الفكرة وليس التفصيل.
  • Ctrl مع الاسهم ←↑→↓: سأبدأ بأحد أهم الاختصارات على الاطلاق “بنظري” وهو الاختصار الذي  سيساعدك وبجدارة على التنقل ضمن ورقة العمل ذات البيانات الضخمة بسهولة ويسر. لنفترض ان لديك ورقة العمل التالية وانت تريد الانتقال بجولة حول بياناتها انطلاقاً من الخلية B2 (الخلية الفعّالة الحالية) مع اتجاه حركة السهم. (لم افضّل تصوير نطاق اكبر بسبب مشكلة حجم الصورة الملتقطة كمثال, لكن تصور ان حجم بياناتك يمتد لاسطر واعمدة اكثر مما استخدمت في مثالي الحالي) كل ماعليك فعله هو التالي,
  • استخدام اختصارات لوحة المفاتيح للتنقل في ورقة العمل
    استخدام اختصارات لوحة المفاتيح للتنقل في ورقة العمل

    اضغط على الزر Ctrl مع السهم المتجه للاسفل في لوحة المفاتيح لديك. لاحظ أن الخليّة الفعّالة لديك ستنتقل بقفزة / بخطوة واحدة الى الخليّة B21. الآن ومع اعادة الكرّة ولكن بضغط زر Ctrl مع سهم اليمين هذه المرة, ستنتقل الخليّة الفعّالة الى الخلية J21. اعتقد انك استنتجت الآن ان ضغط Ctrl مع سهم الاعلى سيوصلنا الى الخلية J11 ومن ثم J9 ومن ثم J2….
    استخدام اختصارات لوحة المفاتيح للتنقل في ورقة العمل - تطبيق
    استخدام اختصارات لوحة المفاتيح للتنقل في ورقة العمل – تطبيق

    يمكننا الآن أن نلخص آلية عمل هذا الاختصار كالتالي: لو افترضنا ان الخلايا غير الفارغة لديك هي ابنية اما الخلايا الفارغة هي مساحات فارغة كشوارع وساحات بين الابنية. فإن الضغط على زر Ctrl مع اي سهم, سيغيّر مكان الخليّة الفعّالة لديك من أول زاوية الشارع (او عنوانك الحالي) الى الزاوية التالية لشارع الخلايا (بالاتجاه الذي اخترته) فلو كان اول عمود لديك يحوي بيانات بدون فراغات من الخلية A1 الى الخلية A100000, فإن الضغط على Ctrl مع السهم للأسفل (على اعتبار انك تقف على الخلية A1) سيقفز بك مباشرةً الى الخلية A100000. اما لو كان على طريقك هذا اي فراغات, فإنك ستقف على بداية ونهاية كل فراغ. بالعودة الى مثالنا الحالي, الخلايا الخضراء تمثل نقاط الوقوف. كل وقفة تستلزم الضغط مجدداً على زر Ctrl والسهم المناسب. هذا الاختصار سيفيدنا جداً عند الحديث عن تحديد نطاق ضمن ورقة العمل لديك. الآن, ارجع الى الصورة قبل الأخيرة واسأل نفسك, لو كنت تقف على الخلية B15 واردت الانتقال الى الخلية J15. ماهو اختصار لوحة المفاتيح المناسب لهذه الحالة وكم مرة يجب عليك الضغط عليه للوصول بسلام؟!! (الرجاء من مستخدمي الواجهة العربية قلب اتجاه اليمين لليسار والعكس صحيح)
  • Tab و Shift Tab: الاختصار Tab سيفيدك في حال اردت ان تنتقل خلية واحدة لليمين اما Shift Tab فخلية واحدة لليسار (لمستخدمي الواجهة الانكليزية).
    استخدام اختصارات لوحة المفاتيح للتنقل بين الخلايا
    استخدام اختصارات لوحة المفاتيح للتنقل بين الخلايا

  • Home و Ctrl Home: في حال اردت العودة الى اول السطر الذي انت فيه, اضغط الزر Home أما لو اردت العودة الى أول خلية A1, اضغط الاختصار Ctrl مع Home. (ملاحظة, الضغط على الزر Home لوحده في حال كانت الخاصية Scroll Lock مفعّلة سيعطي نفس تأثير الاختصار Ctrl Home)
  • F5: الضغط على زر F5 سيُظهر نافذة الانتقال إلى – Go To والتي لها فوائد كثيرة, مايهمنا هنا هو انك وفي  حال كنت تريد الذهاب الى خلية محددة أو نطاق ما من البيانات, يمكنك الذهاب إليه مباشرةً بمجرد كتابة عنوانه من خلال هذه النافذة, الخيار مرجع – Reference.
    اختصارات لوحة المفاتيح - نافذة الانتقال الى
    اختصارات لوحة المفاتيح – نافذة الانتقال الى

  • Page Up و Page Down: قد تحتاج اثناء عملك على تحريك ورقة العمل لديك عمودياً (ورقة العمل وليس الخلية الفعالة). الضغط على Page Down أو (PgDn) سيحرك ورقة العمل للأسفل بمقدار ارتفاع شاشة واحدة – واحدة القياس ستكون عدد الاسطر المعروضة. بمعنى, لو كان ارتفاع الشاشة لديك هو 20 سطر, فإنك وفي كل مرة تضغط فيها على PgDn, اكسل سيحرك ورقة العمل للاسفل بمقدار 20 سطر. أما Page Up أو (PgUp) فله مفعول عكسي, اي ان اتجاه التحريك سيكون للأعلى.
  • Alt + Page Up و Alt + Page Down: عمل هذا الاختصار يشبه عمل الاختصار السابق مع فرق أن الحركة هنا افقيّة لليمين واليسار بمقدار عرض شاشة واحدة (حسب قياس الشاشة لديكم)  – واحدة القياس ستكون عدد الاعمدة المعروضة.
  • Ctrl + Backspace: في حال استخدمت الاختصارين السابقين, ستلاحظ ان ورقة العمل لديك تتحرك لكن الخليّة الفعّالة ثابتة. الآن, لو احببت العودة مجدداً  لاستعراض الخليّة الفعّالة, فإن هذا الاختصار سيقوم بالمطلوب.
    استخدام اختصارات لوحة المفاتيح لعرض الخلية الفعالة
    استخدام اختصارات لوحة المفاتيح لعرض الخلية الفعالة

  • Ctrl + Page Up و Ctrl + Page Down: يفيدك هذا الاختصار في التنقل بين اوراق العمل المختلفة في حال كان لديك أكثر من ورقة عمل في ملف العمل الذي تعمل عليه.
    استخدام اختصارات لوحة المفاتيح للتنقل بين أوراق العمل
    استخدام اختصارات لوحة المفاتيح للتنقل بين أوراق العمل

المصدر
viaexcel
إرسال تعليق