بحث هذه المدونة الإلكترونية

الأحد، 2 أبريل 2017

شرح التنسيق الشرطي

شرح التنسيق الشرطي 




السلام عليكم, اعتقد بأن التنسيق الشرطي (Conditional Formatting) مصطلح معروف لمستخدمي  برنامج اكسل كونه من ادوات اكسل المهمة والمتوافرة منذ اصداراته الأولى كما أنه يقدم حلول تنسيق (formatting) مميزة ورائعة توفر الوقت الكثير للمستخدمين كما سنرى لاحقاً. لهؤلاء الذين لايعرفون ماهو التنسيق الشرطي أو أنهم لم يتعرفوا اكثر عليه عن قرب, يمكننا تعريفه بأنه ميزة في برنامج اكسل تمكن المستخدم من التعديل (تلقائياً) على تنسيق خلية (خلايا) ما بناءاً على قيمتها نفسها أو غيرها من الخلايا.
كلام مبهم؟!! حسناً, إليك بعض التحديات التي يمكن للتنسيق الشرطي أن يساعدك على حلها دونما جهد يذكر من قبلك كمستخدم:
  • أنت مدير مدرسة ولديك ألف طالب, وتريد أن تلون علامات الطلاب الراسبين (علامة الرسوب مثلاً 49), بمعنى, العلامة التي تكون 49 وأقل يجب أن تلون باللون الأحمر, الباقي باللون الأسود. (لاحظ في هذا المثال أننا نريد تلوين خلية العلامة بناءاً على قيمتها ذاتها).
  • كذلك يمكنك سيدي المدير تحديد اسم الطالب الراسب (ذو العلامة المساوية أو أقل من 49 درجة) بل وتحديد كامل السطر بناءاً على قيمة الخلية التي تحوي العلامة. (لاحظ أننا هنا وباستخدام التنسيق الشرطي, لونّا السطر كاملاً بالأحمر بناءاً على قيمة الخلية التي تحوي العلامة).

ارم نفسك بالبحر لتتعلم أسرع:

يُقال بأن خير طريقة لتعلم السباحة هي بأن ترمي بنفسك في الماء مباشرةً واتركها على الله. لا اتحمل مسؤولية التجريب مع الماء لكنني اتحملها مع اكسل, حمل المثال التالي ولتقم بتجربة تطبيق تنسيق شرطي بسيط لتكوّن فكرة افضل عنه. عند فتح الملف, ستجد بأن هناك جدول بسيط فيه مقارنة مبيعات بين مدن مختلفة في دول عربية مختلفة والمطلوب منك ان تلون فروق المبيعات التتي تتجاوز 40%. الموضوع سهل وبسيط, إليك الخطوات:
  • حدد من عمود الفروقات (العمود D) فروقات المدن فقط (باستخدام المفتاح CTRL من لوحة المفاتيح لديك) أو يمكنك تحديد العمود كاملاً (وبذلك سيتم تطبيق الشرط السابق على الفروقات بين المدن والدول كذلك, لامشكلة, نحن نناقش مثالاً وحسب)
  • من تبويب الصفحة الرئيسية Home, اضغط على ايقونة تنسيق شرطي Conditional Formatting, ستظهر امامك قائمة, اجعل مؤشر الفأرة لديك على اول خيار “قواعد تمييز الخلايا Highlight Cells Rules” (لاحاجة للضغط عليه), سيظهر لك قائمة فرعية اخرى, اختر (اضغط) على أول خيار فيها “أكبر من… …Greater Than
  • سيظهر لك مربع حوار لتختار منه القيمة المراد القياس بناءاً عليها (في مثالنا هي 40%), والستايل أو التنسيق الذي تريد تطبيقه (في حال تحققت القيمة المطلوب تنسيقها)
  • اضغط موافق.
هل واجهتك أي صعوبة في التطبيق؟ ألم يكن الموضوع سهلاً ؟!!

أنواع التنسيق الشرطي:

يوجد ثلاثة أنواع للتنسيق الشرطي (إن جاز لنا تسميتها أنواع)
وكل نوع يتفرع إلى خيارات فرعية أخرى والذي يعد جوهر أهمية هذه الأداة المميزة:
  1. الأنواع الرئيسية للتنسيق الشرطي
    الأنواع الرئيسية للتنسيق الشرطي
    تنسيق الخلايا باستخدام شروط وتنسيقات جاهزة من اكسل. كل ماعلى المستخدم هو أن يختار الشرط والتنسيق المناسبين له. يعتبر هذا النوع (الإسلوب) هو الأسهل للتطبيق من قبل حديثي العهد بهذه التقنية. المثال المذكور أعلاه تم باستخدام هذا الإسلوب.
  2. يقوم النوع الثاني على تنسيق الخلايا المطلوبة باستخدامأشرطة البيانات (Data Bars), مقاييس الألوان ((Color Scales) ومجموعة الأيقونات (Icon Sets). إذا كانت هذه المرة الأولى التي تسمع بها عن هذا النوع من أنواع التنسيق الشرطي, فلا تقلق لأننا سنمر عليه لاحقاً بتفصيل كافٍ بإذن الله.
  3. أما النوع الثالث, فهو التنسيق باستخدام شرط Rule تكتبه أنت  كمستخدم (وكأنك تكتب معادلة أو دالة) وكذلك فإنه يتيح لك مطلق الحريّة في تطبيق التنسيق المناسب لك كمستخدم. قد تعتبر أن الإسلوب الأخير هو الأشمل لكن في الحقيقة, لكلٍّ وظيفته المناسبة لك كمستخدم وقد يكون الأصح هو اعتبار أن هذه الأساليب متكاملة مع بعضها البعض.

كيف لك أن تكشف الخلايا التي فيها تنسيق شرطي:

في حال أردت تحديد الخلايا التي تم تطبيق التنسيق الشرطي عليها في أي ورقة عمل, يمكنك تطبيق أي من الطرق التالية:
1- من الزاوية العليا اليسرى من تبويب الصفحة الرئيسية Home في حال كنت تستخدم واجهة عربية (أو الزاوية العليا اليمنى في حال كنت تستخدم واجهة انكليزية), ستجد ايقونة بحث وتحديد Find & Select,اختر تنسيق شرطي Conditional Formatting ليقوم اكسل بتحديد جميع الخلايا التي تحوي تنسيق شرطي في ورقة العمل التي تعمل عليها.


تحديد الخلايا التي تحوي تنسيق شرطيض
تحديد الخلايا التي تحوي تنسيق شرطي


2- الطريقة الثانية هي من خلال مربع حوار “انتقال إلى خاص Go To Special” والذي يمكن الوصول إليه بأكثر من الطريقة,
* من القائمة السابقة (الصورة السابقة) يمكنك أن تختار “الإنتقال إلى Go To” أو اختصار لوحة المفاتيح Ctrl + G, ثم من اسفل مربع الحوار الذي سيظهر, اختر “خاص Special
* من القائمة السابقة نفسها, يمكنك اختيار “الإنتقال إلى خاص Go To Special” مباشرةً.
* باستخدام اختصارات لوحة المفاتيح وذلك بالضغط على المفتاح F5عموماً وبغض النظر عن كيفية الوصول, بمجرد وصولك الى مربع الحوار “الانتقال الى خاص Go To Special” , اختر “تنسيق شرطي Conditional Formatting”.


تحديد الخلايا التي تحوي تنسيق شرطي
تحديد الخلايا التي تحوي تنسيق شرطي


3- الطريقة الثالثة تتمثل باستخدام مربع حوار “ادارة قواعد التنسيق الشرطي Conditional Formatting Rules Manager” والذي يمكن الوصول إليه من ايقونة التنسيق الشرطي في تبويب الصفحة الرئيسية Home. لاتنس أن تحدد مجال البحث ورقة العمل كاملةً (أو في مجال محدد)


تحديد الخلايا التي تحوي تنسيق شرطي
تحديد الخلايا التي تحوي تنسيق شرطي


حذف التنسيق الشرطي:

في حال قررت حذف التنسيق الشرطي المطبق في مجال ما أو كامل ورقة العمل التي تعمل عليها, اتبع مايلي:
– من ايقونة تنسيق شرطي في تبويب الصفحة الرئيسية, اختر “مسح القواعد Clear Rules” ومنها اختر مايناسبك (مثلاً مسح القواعد من الخلايا المحددة Clear Rules from Selected Cells أو مسح القواعد من الورقة بأكملها Clear Rules from Entire Sheet)


حذف التنسيق الشرطي
حذف التنسيق الشرطي

ختاماً, ادعو الله أن أكون قد وفقت في تقديم التنسيق الشرطي بطريقة جديدة وسهلة التطبيق والمتابعة. أرجو منكم محاولة تطبيق تقنيات التنسيق الشرطي في أعمالكم اليومية ومشاركتنا تجربتكم الغنية.
المصدر
viaexcel
إرسال تعليق