الخميس، 5 يناير، 2017

خطوات اقفال الفترة المحاسبية وعمل القوائم المالية

خطوات اقفال الفترة المحاسبية وعمل القوائم المالية 

مفهوم الفترة المحاسبية :

هو تقسيم حياة المشروع إلى فترات زمنية متساوية ( عادةً سنة )، يتم في نهاية كل فترة منها إعداد ما يعرف بالحسابات الختامية و القوائم المالية، لإظهار نتائج العمليات والمركز المالي للمشروع والتغير في المركز المالي

خطوات غلق الفترة المحاسبية :

المرحلة الاولة : مرحلة حصر ومراجعة الحسابات

1- حصر جميع المصروفات التي تخص الفترة ومقابلتها مع الإيرادات التي تخص هذه الفترة

ويتم ذلك طبقاَ لأساس الاستحقاق في المحاسبة الذي يعني تحميل الفترة المحاسبية بما يخصها من مصروفات وما يخصها من إيرادات الالية على برنامج (DoubleClick) تعتمد عملية مقابلة الايرادات بالمصروفات فى برنامج دبل كليك بشكل أساسى على طبيعة الحساب فى دليل الحسابات وكذلك رصيد الحساب يجب ان يكون غير مرحل .

2- اهلاك الاصول الثابتة

1 حساب إهلاك الأصول الثابتة الخاص بالفترة المحاسبية محل الغلق وإثبات قيد محاسبى طرفه المدين حساب مصروف الإهلاك و طرفه الدائن حساب مجمع الإهلاك الالية على برنامج (DoubleClick) يتم احتساب الاهلاك على برنامج دبل كليك من خلال شاشة الاهلاك ببرنامج الحسابات العامة

3-    جرد المخزن وعمل التسويات الجردية اللازمة من تسويات عجز أو تسويات زيادة

يتم تسوية العجز او الزيادة من خلال شاشة " الجرد الدورى " ببرنامج المخازن و يتم من خلالها مقارنة أرصدة المخزن الدفترية بالأرصدة الفعلية وذلك للوصل لكمية وقيمة العجز او الزياده ثم اجراء التسويات من شاشة "اذون الاضافة " و شاشة " اذون الصرف " .... وفى اذون الصرف والاضافة يجب التحميل من الجرد الدورى

4- مراجعة وترحيل جميع القيود المحاسبية التى لم يتم ترحيلها .

وذلك من سجل قيود اليومية بالحسابات العامة
سجل قيود اليومية
سجل قيود اليومية

5- استعراض ميزان المراجعة للتأكد من توازنه

يجب على مراجع الحساسات ان يتأكد من توازن الارصدة المدينة والدائنة بميزان المراجعة وذلك من تقرير ميزان المراجعة ببرنامج الحسابات العامة . 99% من الحالات يكون فيها ميزان المراجعة متوازن لان من اهم خصائص برنامج "DoubleClick" انه لا يقبل ترحيل قيود غير متوازنه. ولكن يوجد حالة واحده تؤدى الى عدم توازن ميزان المراجعة وهى القيد الافتتاحى الناتج من غلق الفترة السابقة.. اذا نتج عنها قيد افتتاحى غير متوزان فإنه يظهر بالجانب المرحل بسجل قيود اليومية ففى هذه الحالة عند استعراض ميزان المراجعه يصبح غير متوازن

6 - تصميم القوائم المالية

التصميم الدقيق للقوائم الختامية من الاسباب الرئيسية لتوازن القيد الافتتاحى الناتج من غلق الفترة المحاسبية المنتهيه حيث ان التصميم يجب ان يكون بشكل رأسى وادراج جميع القوائم اسفل بعض · قائمة المركز المالى · قائمة الدخل · قائمة التدفقات النقدية لماذا يجب ان تكون القوائم اسفل بعض ولا يمكن تصميم كل قائمة على حدة ؟؟ لان معادلة (صافى ارباح /خسائر العام )الموجوده فى جانب حقوق الملكية بالميزانية تساوى عنصر من نفس التصميم وهو ( صافى ارباح / خسائر العام) الناتج من قائمة الدخل ولا يمكن مساواتهم الا اذا كانوا فى نفس التصميم.

7- ما هى الحسابات التى سوف ترحل عند غلق الفترةا

ما سيتم ترحيلة من حسابات هى الحسابات الخاصة بقائمة المركز المالى رصيد اخر الفترة لكل ما تمتلكه الشركة من أصول وما عليها من إلتزامات الالية على برنامج DoubleClick)) وذلك فى ال Wizard الخاص بالحساب عند انشائه فى دليل الحسابات فأذا كان الحساب يخص الاصول.. فطبيعته ( مدين ) ... ( مرحل )
وإذا كان الحساب يخص الخصوم.. فطبيعته ( دائن ) ... ( مرحل )
- ما هى الحسابات التى لا ترحل عند غلق الفترةا الحسبات التى لا ترحل هى الحسابات الخاصة بقائمة الدخل وهى تتمثل فى الايرادات والمصروفات ...فهى تحمل بكامل قيمتها على الفترة المحاسبية وتنتهى عندها . فأذا كان الحساب ايراد..... فطبيعته ( دائن ) ... ( غير مرحل )
واذا كان الحساب مصروف ..... فطبيعته ( مدين ) ... ( غير مرحل )

المرحلة الثانية : غلق الفترة وترحيل الحسابات

1- تثبيت حسابات الاقفال فى اعدادت البرنامج

حتى يقوم برنامج (DoubleClick ) بترحيل الحسابات بشكل صحيح يجب تثبيت حسابات الاقفال فى اعدادات برنامج نظام الامن الدخول على برنامج نظام الامن اعداد البرنامج يجب التفرقة إذا كانت الشركة تتبع نظام الجرد الدورى او نظام الجرد المستمر
إذا كانت الشركة تتبع نظام الجرد الدورى
• مخزون أول المدة أ‌- هو حساب غير مرحل يوضع فى دليل الحسابات مع تكلفة النشاط فهو عنصر من عناصر معادلة تكلفة البضاعة المباعة بقائمة الدخل ب‌- تأتى قيمته من إذن اضافة مميز الحركه يجب ان يكون( رصيد اول المدة ) وذلك فى بداية أول فترة محاسبية ت‌- عند غلق الفترة المحاسبية فأن مخزون أول المدة يظهر فى القيدالافتتاحى للفترة التالية مساوياً لقيمة مخزون اخر المدة للفترة السابقة بحيث يقوم برنامج DoubleClick ) ) بترحيل رصيد مخزون اخر المده الى أول المده الى حساب بضاعة اول المده بشكل آلى وذلك عند غلق الفترة • مخزون آخر المدة أ‌- يأتى رصيده من برنامج المخازن (رصيد ميزان مراجعة الاصناف) ب‌- يتمثل رصيد مخزون اخر المدة فى قيمة مخزون اول المده مجموعاً عليه قيمة اذون الاضافة ومطروحاً منه اذون الصرف التى تمت خلال الفترة أرباح العام • أرباح العام أ‌- هو حساب يجب أن يكون معادلة وهو حساب ختامى ناتج عن قائمة الدخل وعند غلق الفترة المحاسبية يقوم برنامج ((DoubleClick بشكل آلى بترحيل رصيده الى حساب الارباح المرحلة فى القيد الافتتاحى وذلك بناء عن العلاقة التى تم إنشائها فى الاقفال • القوائم الختامية أ‌- يتم إختيار القائمة التى قمت بتصميمها فى شاشة تصميم القوائم المالية
إذا كانت الشركة تتبع نظام الجرد المستمر
· معالجة المخزون فى ظل نظام الجرد المستمر تتمثل قيمة مخزون اخر المدة فى رصيد حساب المخزون فى نهايه الفترة المحاسبية فى الحسابات العامه وذلك بناء على القيود المحاسبية الناشئة عن أذون الاضافة والصرف المخزنية . · معالجة أرباح العام / الارباح المرحلة /القائمة الختامية لاتختلف المعالجة عن الجرد الدورى

2- غلق الفترة

اولاً: حتى تستطيع غلق الفترة المحاسبية يجب ان تكون هناك فترة مفتوحة حتى يستطيع البرنامج بترحيل الارصده الافتتاحيه فى الفترة المحاسبية الجديدة الدخول على برنامج نظام الامن ثم شاشة الفترات المحاسبية ثم اختيار"غلق الفترة " مع وجود امكانية حساب لاستعراض الأرصدة الافتتاحية قبل ترحيلها
تعتمد هذه الطريقة على غلق الفترة نهائيا ويقوم برنامج (DoubleClick ) بشكل آلى بترحيل القيد الافتتاحى ورصيد جهات التعامل ورصيد المندوبين ولا يمكن عمل اى اضافات على الفترة الا فى شاشات معينة سوف يتم توضيحها فى الاجزاء القادمة
ماذا يحدث بعد غلق الفترة المحاسبية
1. الحسابات العامة : ينتج قيد إفتتاحى للفترة المحاسبية الجديدة ويظهر بالجانب المرحل بسجل قيود اليومية 2. دليل جهات التعامل : يتم ترحيل رصيد العملاء والموردين فى Wizard الخاص بالعملاء او الموردين وذلك فى المعلومات التجارية ويكون نوع الرصيد تلقائى لانه ناتج عن ترحيل ألى ناتج من غلق الفترة المحاسبية السابقة 3. دليل المندوبين : يتم ترحيل الارصده الافتتاحية للمندوبين ويظهر ذلك فى تقرير ميزان مراجعة المندوبين 4. برنامج المخازن : بالنسبة لأرصدة الاصناف بالمخازن تستمر معنا كما هى وبالنسبة للكميات المحجوزة للعملاء من شاشة الحجز فى السنة المغلقة يمكن صرفها فى السنة الجديدة 5. بالنسبة لأوراق القبض وأوراق الدفع وشيكات تحت التحصيل التى تم تحريرها السنة فى السنة المغلقة ...يمكن تحصيلها فى السنة الجديدة بعد غلق الفترة ما هى البرامج التى لا يمكن الاضافة والتعديل عليها • المخازن • المشتريات • المبيعات • الاعتمادات المستندية • خطابات الضمان • الاجور والمرتبات • المقاولات بعد غلق الفترة ما هى البرامج التى يمكن الاضافة والتعديل عليها • الحسابات العامة • المدفوعات • المقبوضات
كيف يتم اعادة ترحيل الارصدة الافتتاحية بعد الاضافة على البرامج التى يسمح بالاضافة عليها؟؟
لدخول على برنامج نظام الامن ثم شاشة الفترات المحاسبية
تحديد الذى حدث تعديل عليه سواء (حسابات عامه او جهات التعامل او المندوبين) حيث يمكن ترحيل أرصده جهات التعامل فقط أو الحسابات العامه فقط او أرصدة المندوبين فقط 1) اختيار الحسابات العامة والضغط على حساب لاستعراض القيد الافتتاحى الذى سيتبدأ به الفترة المحاسبية الجديدة والتأكد من توازنه قبل ترحيله ثم الضغط على ترحيل 2) اختيار العملاء والضغط على حساب لاستعراض قيم الارصده الافتتاحيه للعملاء والموردين ثم الضغط على ترحيل 3) اختيار المندوبين والضغط على حساب لاستعراض قيم الارصده الافتتاحية للمندوبين ثم الضغط على ترحيل ماذا يحدث اذا قمت بإعاده ترحيل رصيد جهات التعامل يحدث Update " " للرصيد التلقائى فى المعلومات التجارية الخاصة بالعميل او المورد ماذا يحدث فى الاجور والمرتبات اذا قمت بعمل استحقاق ولم اقم بعمل صرف واغلقت الفترة اذا تم عمل استحقاق لمرتبات فى سنه مغلقة فى البرنامج يسمح للمستخدم بصرفه فى السنة الجديدة ماذا يحدث فى برنامج المقاولات عند غلق الفترة لايمكن عمل اى حركات على الشاشات اذا قمت بتحديد تاريخ يخص الفترة المغلقة ولكن فى شاشات الحركة سيقبل التحميل من بيانات السنة المغلقة ما هى انواع الرصيد المرحل فى دليل جهات التعامل رصيد جهات التعامل يظهر فى المعلومات التجارية فى Wizard الخاص بجهة التعامل اما يدوى أو تلقائى " يدوى " : قام بادخاله المستخدم بيده , وهو اول رصيد لجهة التعامل بالبرنامج . " تلقائى " : قام البرنامج بترحيله عند غلق الفترة المحاسبية . الرصيد الذى نوعه " يدوى " هو فقط الذى سوف يظهر بشاشة " مقاصة السداد "

إرسال تعليق