المجموعة الدفترية والسجلات المحاسبية وطريقة القيد بها
تتكون المجموعة الدفترية من :-
4/1 - الدفاتر الاصلية:
4/1/1 دفتر اليومية العامة .
4/1/2 دفتر الجرد .
4/2 - اليوميات المساعدة:
4/2/1 دفتر يومية خزينه المصنع .
4/2/2 دفتر يومية البنوك .
4/2/3 دفتر يومية مشتريات خامات و مستلزمات انتاج .
4/2/4 دفتر يومية المبيعات .
4/2/5 دفتر يومية التسويات .
4/3 - دفاتر الاستاذ:
4/3/1 دفتر أستاذ عام .
4/3/2 دفاتر أستاذ مساعد :
4/3/2/1 دفتر أستاذ مساعد عملاء .
4/3/2/2 دفتر أستاذ مساعد موردين .
4/3/2/3 دفتر أستاذ مساعد حسابات مدينه .
4/3/2/4 دفتر أستاذ مساعد حسابات دائنه .
4/3/2/5 دفتر أستاذ مساعد المخازن .
4/4 - السجلات التحليلية:
4/4/1 سجل تحليل الاعتمادات المستندية .
4/4/2 سجل متابعة خطابات الضمان .
4/4/3 سجل تحليل المصروفات الجارية .
4/4/4 سجل الاصول الثابتة .
4/4/5 سجل متابعة الشيكات برسم التحصيل .
4/4/6 سجل الموردين .
4/4/7 سجل متابعة أوامر الشراء .
وقد تم اقتراح هذه المجموعة الدفترية طبقاً للطريقة الفرنسية مع إضافة يومية التسويات للمميزات التالية .
· وجود يومية عامه يقيد بها جميع عمليات الشركة سواء يومياً ـ للعمليات التى ليس لها يومية مساعدة ـ أو شهرياً مع اليوميات المساعدة .
· وجود يوميات مساعدة للعمليات المتكررة الحدوث مثل النقدية ، البنوك ، المبيعات ، المشتريات.
· وجود دفاتر احصائية أو تحليلية تتفق واحتياجات الادارة العلياً .
وتعتبر هذه الطريقة فى القيد خليطاً بين الطريقتين الفرنسية والانجليزية بما يسمح بالاستفادة من مزايا كل منهما .
وسنورد فيما يلى شرحاً لهذه المجموعة الدفترية :-
4/1 - الدفاتر الأصلية:
4/1/1 - دفتر اليومية العامة:
وهو يمثل دفتر القيد الرئيسى ، ويتم التسجيل فيه من واقع أذون قيد اليومية العامة .
وتسجل فيه القيود التالية :
أ –القيود المركزية الشهرية لدفاتر اليوميات المساعدة .
ب-العمليات التى ليس لها دفتر يومية مساعدة .
ج –قيود التسويات الجردية التى تجرى عند اعداد المراكز المالية الشهرية أو السنوية للشركة .
د –قيود فتح واقفال الدفاتر فى بداية ونهاية كل عام مالى .
4/1/2 - دفتر الجرد:
وفيه يتم تسجيل قوائم الجرد السنوية التى تعدها الشركة فى نهاية كل سنه مالية والموقع عليها من القائمين بالجرد .
4/2 - اليوميات المساعدة:
4/2/1 دفتر يومية الخزينة:
ويخصص لإثبات حركة المقبوضات والمدفوعات التى تتم بالخزينة، وتقيد هذه العمليات يومياً أولا بأول ثم ترحل إلى الحسابات بدفاتر الاستاذ المساعد .
ويستخدم لهذا الغرض دفتر ذو خانات تحليلية مكون من ستة عشر خانه بالاضافة إلى خانه للبيان وأخرى لرقم القيد وتاريخه فى كل جانب .
ويخصص الجانب الأيمن لاثبات حركة المقبوضات بأنواعها ، كما يخصص الجانب الأيسر لاثبات حركة المدفوعات بأنواعها كالاتى :
أولاً : جانب مقبوضات الصندوق :
أ –تخصص خانتين للمقبوضات إحداهما نقدية والأخرى شيكات طرف الخزينة .
ب- تخصص خانه لاجمالى الحركة بعد خانتى النقدية وشيكات طرف الخزينة .
ج- الأعمدة التحليلية تخصص لأنواع الحسابات الأخرى والتى تمثل الطرف الدائن من القيد .
د- يتم القيد بهذا الجانب من الدفتر من واقع ايصالات استلام النقدية / الشيكات طبقاً لتسلسلها .
ه- فى نهاية كل شهر يتم تجميع خانات جانب المقبوضات رأسياً وتتم مطابقة مجاميع الأعمدة التحليلية مع مجموع خانتى النقدية والشيكات طرف الخزينة وخانه الاجمالى .
ويجرى القيد المركزى الشهرى بدفتر اليومية العامة للمقبوضات النقدية وشيكات كالاتى :
×××
من حـ / النقدية بالبنوك أو الصندوق
×× نقدية بالخزينة
×× شيكات بالخزينة
×××
من مذكورين
×××
إلى مذكورين
إجمالى المقبوضات النقدية وشيكات خلال شهر ......
ثم يرحل القيد إلى الحسابات المختلفة بدفتر الاستاذ العام .
ويوضح نموذج رقم (26) جانب مقبوضات الصندوق
ثانياً : جانب مدفوعات الصندوق :
أ –تخصص خانتين للمدفوعات إحداهما نقدية والأخرى شيكات طرف الخزينة .
ب- تخصص خانه لاجمالى الحركة بعد خانتى النقدية وشيكات طرف الخزينة .
ح- الأعمدة التحليلية تخصص لأنواع الحسابات الأخرى والتى تمثل المثل الطرف المدين من القيد .
د- يتم القيد بهذا الجانب من الدفتر من واقع أذون صرف النقدية طبقاً لتسلسلها وكذلك قسائم ايداع الشيكات للتحصيل طرف البنك .
هـ- فى نهاية كل شهر يتم تجميع خانات جانب المدفوعات رأسياً وتتم مطابقة مجاميع الأعمدة التحليلية مع مجموع خانتى النقدية والشيكات طرف الخزينة وخانه الاجمالى .
ويجرى القيد المركزى الشهرى بدفتر اليومية العامة للمدفوعات النقدية وشيكات كالاتى :
×××
من مذكورين
×××
إلى حـ / النقدية بالبنوك والصندوق
×× نقدية بالخزينة
×× شيكات بالخزينة
×××
إلى مذكورين
إجمالى المدفوعات النقدية وشيكات خلال شهر
ثم يرحل القيد إلى الحسابات المختلفة بدفتر الاستاذ العام .
تتكون المجموعة الدفترية من :-
4/1 - الدفاتر الاصلية:
4/1/1 دفتر اليومية العامة .
4/1/2 دفتر الجرد .
4/2 - اليوميات المساعدة:
4/2/1 دفتر يومية خزينه المصنع .
4/2/2 دفتر يومية البنوك .
4/2/3 دفتر يومية مشتريات خامات و مستلزمات انتاج .
4/2/4 دفتر يومية المبيعات .
4/2/5 دفتر يومية التسويات .
4/3 - دفاتر الاستاذ:
4/3/1 دفتر أستاذ عام .
4/3/2 دفاتر أستاذ مساعد :
4/3/2/1 دفتر أستاذ مساعد عملاء .
4/3/2/2 دفتر أستاذ مساعد موردين .
4/3/2/3 دفتر أستاذ مساعد حسابات مدينه .
4/3/2/4 دفتر أستاذ مساعد حسابات دائنه .
4/3/2/5 دفتر أستاذ مساعد المخازن .
4/4 - السجلات التحليلية:
4/4/1 سجل تحليل الاعتمادات المستندية .
4/4/2 سجل متابعة خطابات الضمان .
4/4/3 سجل تحليل المصروفات الجارية .
4/4/4 سجل الاصول الثابتة .
4/4/5 سجل متابعة الشيكات برسم التحصيل .
4/4/6 سجل الموردين .
4/4/7 سجل متابعة أوامر الشراء .
وقد تم اقتراح هذه المجموعة الدفترية طبقاً للطريقة الفرنسية مع إضافة يومية التسويات للمميزات التالية .
· وجود يومية عامه يقيد بها جميع عمليات الشركة سواء يومياً ـ للعمليات التى ليس لها يومية مساعدة ـ أو شهرياً مع اليوميات المساعدة .
· وجود يوميات مساعدة للعمليات المتكررة الحدوث مثل النقدية ، البنوك ، المبيعات ، المشتريات.
· وجود دفاتر احصائية أو تحليلية تتفق واحتياجات الادارة العلياً .
وتعتبر هذه الطريقة فى القيد خليطاً بين الطريقتين الفرنسية والانجليزية بما يسمح بالاستفادة من مزايا كل منهما .
وسنورد فيما يلى شرحاً لهذه المجموعة الدفترية :-
4/1 - الدفاتر الأصلية:
4/1/1 - دفتر اليومية العامة:
وهو يمثل دفتر القيد الرئيسى ، ويتم التسجيل فيه من واقع أذون قيد اليومية العامة .
وتسجل فيه القيود التالية :
أ –القيود المركزية الشهرية لدفاتر اليوميات المساعدة .
ب-العمليات التى ليس لها دفتر يومية مساعدة .
ج –قيود التسويات الجردية التى تجرى عند اعداد المراكز المالية الشهرية أو السنوية للشركة .
د –قيود فتح واقفال الدفاتر فى بداية ونهاية كل عام مالى .
4/1/2 - دفتر الجرد:
وفيه يتم تسجيل قوائم الجرد السنوية التى تعدها الشركة فى نهاية كل سنه مالية والموقع عليها من القائمين بالجرد .
4/2 - اليوميات المساعدة:
4/2/1 دفتر يومية الخزينة:
ويخصص لإثبات حركة المقبوضات والمدفوعات التى تتم بالخزينة، وتقيد هذه العمليات يومياً أولا بأول ثم ترحل إلى الحسابات بدفاتر الاستاذ المساعد .
ويستخدم لهذا الغرض دفتر ذو خانات تحليلية مكون من ستة عشر خانه بالاضافة إلى خانه للبيان وأخرى لرقم القيد وتاريخه فى كل جانب .
ويخصص الجانب الأيمن لاثبات حركة المقبوضات بأنواعها ، كما يخصص الجانب الأيسر لاثبات حركة المدفوعات بأنواعها كالاتى :
أولاً : جانب مقبوضات الصندوق :
أ –تخصص خانتين للمقبوضات إحداهما نقدية والأخرى شيكات طرف الخزينة .
ب- تخصص خانه لاجمالى الحركة بعد خانتى النقدية وشيكات طرف الخزينة .
ج- الأعمدة التحليلية تخصص لأنواع الحسابات الأخرى والتى تمثل الطرف الدائن من القيد .
د- يتم القيد بهذا الجانب من الدفتر من واقع ايصالات استلام النقدية / الشيكات طبقاً لتسلسلها .
ه- فى نهاية كل شهر يتم تجميع خانات جانب المقبوضات رأسياً وتتم مطابقة مجاميع الأعمدة التحليلية مع مجموع خانتى النقدية والشيكات طرف الخزينة وخانه الاجمالى .
ويجرى القيد المركزى الشهرى بدفتر اليومية العامة للمقبوضات النقدية وشيكات كالاتى :
×××
من حـ / النقدية بالبنوك أو الصندوق
×× نقدية بالخزينة
×× شيكات بالخزينة
×××
من مذكورين
×××
إلى مذكورين
إجمالى المقبوضات النقدية وشيكات خلال شهر ......
ثم يرحل القيد إلى الحسابات المختلفة بدفتر الاستاذ العام .
ويوضح نموذج رقم (26) جانب مقبوضات الصندوق
ثانياً : جانب مدفوعات الصندوق :
أ –تخصص خانتين للمدفوعات إحداهما نقدية والأخرى شيكات طرف الخزينة .
ب- تخصص خانه لاجمالى الحركة بعد خانتى النقدية وشيكات طرف الخزينة .
ح- الأعمدة التحليلية تخصص لأنواع الحسابات الأخرى والتى تمثل المثل الطرف المدين من القيد .
د- يتم القيد بهذا الجانب من الدفتر من واقع أذون صرف النقدية طبقاً لتسلسلها وكذلك قسائم ايداع الشيكات للتحصيل طرف البنك .
هـ- فى نهاية كل شهر يتم تجميع خانات جانب المدفوعات رأسياً وتتم مطابقة مجاميع الأعمدة التحليلية مع مجموع خانتى النقدية والشيكات طرف الخزينة وخانه الاجمالى .
ويجرى القيد المركزى الشهرى بدفتر اليومية العامة للمدفوعات النقدية وشيكات كالاتى :
×××
من مذكورين
×××
إلى حـ / النقدية بالبنوك والصندوق
×× نقدية بالخزينة
×× شيكات بالخزينة
×××
إلى مذكورين
إجمالى المدفوعات النقدية وشيكات خلال شهر
ثم يرحل القيد إلى الحسابات المختلفة بدفتر الاستاذ العام .
